Formålet med prisen er å uttrykke anerkjennelse av forvaltere av materielle eller immaterielle kulturminner, og for den verdifulle omsorg og det arbeid som er lagt i kulturminnet, samt å stimulere andre forvaltere av materielle og immaterielle kulturminner til pietetsfullt å verne om og videreføre kulturarven. Forslag til kandidater innhentes gjennom Kulturvernrådets medlemmer, MiAs venneforeninger, fra uavhengige museer, gjennom de lokale historielagene og fra Fortidsminneforeningens lokalavdelinger i fylket, samt ved annonsering i lokalpressen. Ved innstilling av kandidater til prisen vil det vektlegges at:
- Kulturminnet har en folkelig appell.
- Kulturminnet er i aktiv anvendelse, med respekt for egenart og miljøverdi.
- Kulturminnet er tilgjengelig for allmennheten, med særlig vekt på dokumentasjon og formidling.
- Kulturvernets samfunnsmessige verdi formidles.
- Kulturminnet hensyntar den flerkulturelle dimensjon, og er tilgengelig for barn og unge.
KiAs styre eller rådets jurymedlemmer kan ikke ha interesser i de foreslåtte kulturminnene. Gjertrudprisen består av tildeling av et diplom, samt kr. 20.000. Utdelingen finner sted ved Mikkelsmess. Pristildelingen skjer i samarbeid med forslagsstiller.